Fronteggiare un’istruttoria o un contenzioso da parte dell’autorità Antitrust significa gestire un’enorme volume di dati con un alto grado di complessità e con scadenze serrate.
DEFENSIS ha gli strumenti e le competenze per supportare la collection ed e-discovery dei dati necessarie per sostenere il rapporto con le autorità garanti della concorrenza.
Disponiamo di tecnologie per l’acquisizione dei documenti secondo i più diffusi standard per la revisione, elaborazione e recupero di grandi volumi di dati, rispettando le scadenze dettate dalle autorità e fornendo adeguata documentazione di supporto.
La ricerca di dati informatici presenti negli archivi digitali, ovvero e-discovery, costituisce una delle principali voci di spesa nei procedimenti processuali e risulta di fondamentale importanza nelle decisioni giudiziarie nei casi di antitrust.
Si stima che oltre il 99% delle informazioni di nuova produzione venga creato e memorizzato elettronicamente. Un grande volume di dati elettronici che corrisponde ad un grande universo entro cui compiere le ricerche informatiche per le autorità e i legali e consulenti difensori che ha portato di conseguenza, da circa un decennio, ad un aumento dei costi delle controversie.
Tutte le parti coinvolte in giudizio hanno il dovere di conservare i documenti potenzialmente rilevanti quando il contenzioso è ragionevolmente prevedibile, e il dovere di conservazione si estende anche indiscutibilmente alle informazioni elettroniche (ESI).
Proporzionalità e Cooperazione nell’e-discovery
I tribunali si affidano sempre più a norme di "proporzionalità" e "cooperazione" per determinare la quantità appropriata di informazioni raccolte (ESI) caso per caso e se le parti hanno agito ragionevolmente nell'e-discovery.
Secondo il criterio di proporzionalità si richiede sia ai tribunali che agli avvocati che le istanze di accertamento per il recupero di informazioni (ESI) non siano né irragionevoli né indebitamente onerose o costose. Si conviene, inoltre, sul fatto che le partidevono essere le principali responsabili del controllo della portata e dell'estensione della e-discovery.
Mappare e selezionare per ridurre il volume di informazioni
Tra i metodi più efficaci per ridurre il volume di informazioni si propone solitamente di limitare il numero di responsabili. Ricercare e produrre documenti solo da quei responsabili che hanno i documenti "più rilevanti" tende a garantire che i costi dell'e-discovery siano adattati alle esigenze del caso.
Lo step preliminare è quindi la creazione di una sorta di "mappa dei dati" per facilitare la comprensione delle fonti di dati della società. La mappa dei dati funge da guida per la localizzazione dei dati in tutta l'azienda e per le persone responsabili della creazione e della manutenzione di tali dati, insieme a periodi di conservazione, politiche di backup, funzioni di eliminazione automatica e altro. Ciò permette ai consulenti di campionare i dati di diversi responsabili determinandone il grado di pertinenza e identificare, quindi, i soggetti che hanno le "informazioni più rilevanti".
Tecnologie forensi per collection e e-discovery
La tecnologia forense può aiutare a ridurre la grande mole di dati in raggruppamenti di documenti più piccoli, più gestibili e più utili, ad esempio: scremando i dati per intervalli di date, eliminando i duplicati, o i documenti simili ma non identici (near-de-duplication), effettuando ricerche con criteri logici del tipo “or”, “and” o “not”. Etc.
Le tecnologie emergenti offrono nuove interessanti opportunità per la riduzione dei tempi e dei costi di analisi, aumentando nel contempo la coerenza nel processo di revisione. Nonostante inizino a circolare studi relativamente ai benefici dell’uso della tecnologia di revisione automatizzata, allo stato attuale ci sentiamo di avvallare l’uso di un supporto che aiuti la classificazione e l’organizzazione del lavoro e dei flussi di informazione, ma non che inserisca valutazioni automatiche di pertinenza dei documenti. Per quanto visto fin’ora il rischio è di perdere documentazione utile.
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